POLÍTICA DE COLOMBIA GOLDCAS S.A.S PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

GOLDCAS S.A.S (en adelante “GOLDCAS” o el “responsable”), compañía identificada con NIT 901226549-0, ubicada en la Calle 18 #22–30, Bucaramanga, Santander, con correo electrónico soporte@goldcas.net, ha adoptado la siguiente política de protección de datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

  1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

    1. Principio de finalidad:GOLDCAS recolecta, almacena, usa y suprime datos personales con la finalidad exclusiva de prestar servicios de monitoreo de cadena de frío (sensores inalámbricos, gateways y plataformas web/móviles) en el territorio colombiano, incluyendo la creación y administración de cuentas, autenticación, configuración de alarmas, notificaciones por correo/push/SMS, soporte técnico y gestión contractual y comercial.
    2. Principio de libertad:El tratamiento de datos personales realizado por GOLDCAS cuenta con la autorización previa del Titular, otorgada mediante cualquiera de los mecanismos del artículo 7 del Decreto 1377 de 2013: (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas (p. ej., check-box de aceptación en la app o el sitio web).
    3. Principio de transparencia:GOLDCAS garantiza que el Titular tiene derecho a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de los datos que son objeto de tratamiento y que le conciernen.
    4. Principio de acceso y circulación restringida:El tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de la Ley 1581 de 2012 y de la Constitución. El acceso se otorga únicamente a personas autorizadas y conforme a la finalidad informada.
    5. Principio de seguridad:Los datos personales tratados por GOLDCAS son recolectados, almacenados, usados y suprimidos utilizando medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y proporcionales al riesgo (gestión de accesos, credenciales, registros de actividad, copias de seguridad y procedimientos de respuesta a incidentes).
    6. Principio de confidencialidad:Las personas que intervienen en el tratamiento de los datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con GOLDCAS.

  2. ACCIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

    GOLDCAS es una compañía dedicada a prestar servicios de monitoreo de cadena de frío en el territorio colombiano, a través de sensores inalámbricos, gateways, infraestructura de telecomunicaciones y plataformas web/móviles. En ejercicio de su objeto social, GOLDCAS recolecta, almacena, usa y suprime datos personales.

    GOLDCAS administra las siguientes bases de datos (no limitativas):

    • Base de Datos de Usuarios/Clientes de la Plataforma (personas naturales nominativas asignadas por el cliente).

    • Base de Datos de Empleados y Contratistas.

    • Base de Datos de Proveedores.

    La información típica de Usuarios/Clientes puede incluir: nombre, identificación, cargo/rol, correo electrónico, teléfono y datos técnicos de uso de la Plataforma (usuario, roles, logs de acceso, tokens de notificación). La información de Empleados/Contratistas incluye, según la relación jurídica: nombre, identificación y/o NIT, fecha de nacimiento, teléfonos, dirección, correo, referencias, y datos necesarios para la relación laboral/contractual. La información de Proveedores incluye datos de identificación y contacto necesarios para la relación comercial.

    La recolección de datos personales se realiza a través de: (i) registro y uso de la Plataforma web/app, (ii) contratos, órdenes de servicio y documentación comercial, (iii) procesos de recursos humanos, y iv) canales de soporte técnico.

    GOLDCAS usará los datos para:

    • i) Identificar al Titular con quien tiene relación comercial, contractual o laboral;

    • ii) Prestar el servicio de monitoreo y contactar al Titular para enviar información operacional y soporte;

    • iii) Contactar a responsables designados por el Titular/Cliente cuando sea necesario;

    • iv) Enviar, de forma esporádica, comunicaciones operativas y encuestas relacionadas con el servicio;

    • v) En general, para actividades inherentes al objeto social de GOLDCAS y a la relación jurídica con sus clientes, proveedores y trabajadores.

    GOLDCAS cumple con los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, incluyendo:

    1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
    2. Recolectar, almacenar, usar y suprimir únicamente los datos pertinentes, adecuados y necesarios para su objeto social.
    3. Solicitar la autorización al Titular por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas; en la Plataforma, mediante aceptación electrónica.
    4. Conservar la información bajo condiciones que impidan su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para el efecto:
      1. Utiliza sistemas de información con controles de acceso por credenciales confiadas a personal autorizado.
      2. Designa responsables internos para el tratamiento y administración de bases de datos personales (áreas administrativas y de sistemas/seguridad).
      3. Actualiza la información de forma oportuna y adopta medidas razonables para asegurar su calidad.
      4. Rectifica la información cuando sea incorrecta o incompleta.
      5. Tramita oportunamente las consultas y reclamos en los términos legales.
      6. Informa a la autoridad competente sobre violaciones a códigos de seguridad o riesgos en la administración de información personal, cuando aplique.
    5. Garantizar al Titular el derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos objeto de tratamiento.

  3. POLÍTICA PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS DE GOLDCAS

    1. GOLDCAS garantiza a los Titulares o sus causahabientes el derecho a consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos que sea objeto de tratamiento por parte de GOLDCAS. Para ello:
      1. Se habilita el correo electrónico soporte@goldcas.net para que los Titulares soliciten a GOLDCAS la consulta de la información que repose en sus bases de datos, en los términos del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
      2. Las consultas se atienden dentro del término legal aplicable.
    2. El Titular que considere que la información contenida en una base de datos de GOLDCAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes, podrá presentar un reclamo, el cual se tramitará bajo las siguientes reglas:
      1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a GOLDCAS, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos, dirección y documentos de soporte, al correo soporte@goldcas.net. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante presente la información, se entenderá que ha desistido del reclamo.
      2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite”, en los términos legales.
      3. GOLDCAS atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

La presente política de protección de datos personales, así como las bases de datos administradas por GOLDCAS, tienen un término indefinido. Cualquier modificación se realizará e informará siguiendo los procedimientos establecidos en las leyes colombianas sobre protección de datos personales.

Bucaramanga, 15 de enero de 2020 Carlos Eduardo Orozco Villacreses Representante Legal — GOLDCAS S.A.S

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